Confundir orçamento e fatura, ou usá-los indistintamente, é um erro habitual entre profissionais que começam, e tem implicações legais e fiscais distintas que convém ter claras.
O orçamento é uma proposta, não uma cobrança
O orçamento é um documento informativo que detalha o trabalho, o preço e as condições antes de executar o que quer que seja. Não gera obrigação de pagamento por si só nem tem efeitos fiscais: é uma oferta que o cliente pode aceitar ou recusar livremente.
A fatura é o documento fiscal da cobrança
A fatura emite-se quando o trabalho foi realizado (ou pelo menos começou a ser faturado, em caso de pagamentos por fases), e tem efeitos fiscais: deve declarar-se na contabilidade do profissional e dá direito ao cliente a deduzir o IVA se for caso disso, entre outras implicações legais.
Porque não se pode faturar sem orçamento prévio aceite
Emitir uma fatura sem que o cliente tenha aceitado antes um orçamento claro é uma prática que gera desconfiança e expõe o profissional a incumprimentos ou reclamações, precisamente porque não existe registo prévio de que o cliente conhecia e aceitou o preço e o âmbito do trabalho.
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